19. 时间管理-用日历做计划 Time management-Planning with a calendar
- junjun
- Feb 24, 2021
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Hey, 朋友们好！这里是美国教学生活笔记，我是你们的君君。新的一年刚刚开始，今天想和大家说说时间管理这个话题，并且和大家分享怎么样用日历来计划每天的时间，希望计划时间的习惯能够帮你去理顺生活和工作的重心。关于理顺生活的重心，如果你感兴趣可以去听我第7期的节目，在那一期里我详细地讲了安排生活琐事的三个步骤，其实那就是一种时间管理。今天我会着重说的是一些我自己体验的时间管理的心得，以及我是怎么样去运用日历本来记录我工作中的一切事项，以保证我不会忘记做重要的事情。
话说回来，我自己在时间管理上是一个很晚熟的人，我在美国读研究生的时候是没有想过时间管理的，工作的头几年也是老板给我什么，我就做什么。我开始关注时间管理是我在学校开始教书之后，我发现我的脑子里很乱，而且做一件事情的时候会想另外一件还没做的事，而且忙完一天之后，我没有做完事情的那种安心和放松的感觉，因为我脑子里会浮现出其他更多我需要去做的事情。大家知道我是在美国的一所公立学校里做老师，老师除了上课还有其他的工作职责，当这些职责都放到一起的时候，很容易就会跟不上工作的脚步。于是我开始找解决办法，我觉得我现在算是找到了，就是用日历做计划。在过去的两年半里我用了三本不同的日历计划本。每个学年开始，我都会买一本比较好看和简单的日历计划本，这一年的工作和生活中的事项都在这个本子里。 这个本子就放在我包里，我去到哪里都会带着它。我不是时间管理大师，但是有一些小小心得想和你们说。
第一个心得就是选择一个适合自己的时间管理工具。刚开始的时候，你可以尝试不同的工具，可以是电子版日历，也可以是手机里一些日历计划的app，我自己觉得最好用的就是可以手写的日历本。日历本里有整个月的预览，整个星期的预览，很多空白的地方让你写字。我的日历本在工作的时候是不离手的，比如上课的时候学生问我能不能明天下午两点来找我，我马上在明天的日历格子里写下来学生的名字和见面的时间。又比如我在看邮件的时候，看到学区要求老师在某月某日完成一个小时的training, 我当时在做别的事情，肯定没有时间去training, 那我马上打开日历本，看我哪一天有一个小时的时间，然后写在那一天的格子里。所以大家可以看到手写的日历本是多么的方便。我目前用的日历本是带时间刻度的，从早上7点到晚上8点45，这样我做计划的时候可以写在相应时间的后面。但其实用下来带时间刻度的日历本没有空白的日历本好用，因为很多时候时间会变，所以我觉得最好用的日历计划本是第一，不重，这样你背在包里不会太沉；第二，有大面积的空白格子让你写笔记；第三，有日期，有整个月的预览页面，这样你这个月的重要事情就可以写在你的月预览页面，你一打开就知道你这个月会是什么样的。这个日历计划本就是你的工作和生活所有事项的汇总，你的生活琐事也可以往上面写，一个计划本就够了，不需要把生活和工作的事项分开。
第二个心得就是每个星期腾出15到30分钟的时间，坐在椅子上，安排你下一周的时间。我自己呢是每周日早上或是晚上，我就拿出我的日历计划本，首先写下接下来这一周不可变的事项或者不可以移动的事情，比如周四下午三点我有一个医生的预约，周日早上10点和朋友有一个视屏通话，周五下午5点前我们学校的grades due，那我需要安排时间保证我这周改完学生的作业。把这些在时间上不可移动的事项写完后，我会标记我每天的授课时间，因为我每天见的班级不一样，所以我每天的授课时间会不一样，我标记下来后就知道我剩下的时间就是灵活的，我需要做的其他事情可以安排到这段灵活的时间段里。我甚至会安排我哪一天哪一个时间会去Trader Jose买菜,这样可以在家做饭。每天工作我都会看我的日历本，我就我知道我现在应该做什么。其实安排时间是需要练习的，因为一开始你可能安排，我两个小时要把下周的课程资料搞定，但结果是两小时后我做不完。我预估的时间是不够的，我觉得这一点是可以通过练习改善的，每当你写一件事项的时候，你要预估这个事情会花你多久的时间，你准备花几个小时在这件事情上，慢慢地，你的预估能力就提升了，你安排的事情是能够做完的。
第三个心得是每天从最重要的事情做起。Prioritize！大家安排事情的时候不要贪心，一定要分清主次，有的事情是明天做也不晚的。拿我举个例子，我每天给学生上完课后，我最重要的事情就是我要把明天的课程准备好，不管是幻灯片也好，给学生的作业也好，这些都是我今天必须准备好的。那我下课后的第一件事情就是备课，至于回复邮件，改学生作业都放在我备课之后。那我怎么来判断哪些事情是比较重要的，我会问我自己：这件事会不会影响到学生的学习？做这件事会不会对学生的学习体验有帮助？我如果不做这件事情，后果是什么？咱们不管是什么工作，提升自己的业务能力，让自己更能胜任你在做的这件事情才是长期的目标。
第四个心得是相似的事情安排到一起做，找到一件事情最佳的工作时间。人一心不能二用，什么multi tasking, 都是不实际的。一个时间段你只可能专注于做好一件事情。对于我来说工作上的哪些事情我会安排到一起做，比如处理邮件，又比如改学生作业。我工作的第一年我把我的工作邮件和我手机连在一起，这样我随时可以读到工作的邮件。可是很多次在我本该休息的时候看到一些信息，导致我心神不宁。后来第二年我就把我的工作邮箱从手机里删除了，后来我每次看邮件都是在电脑上，而且每次看邮件都会留给自己时间去回复，如果我没有时间回复，我情愿不看邮件。一天当中我看邮件三次，早晨，中午，还有我下班前，下班前我一般会处理完今天的所有邮件，然后关掉电脑，这一天就结束了，我就不去想工作的事情。同样给学生改作业，一周也会安排出几小时的时间，改作业的时候我会用timer, 一般是一个半小时，一个半小时后我就停下来了，不会无止尽地改下去。我如果不用timer我会做到都不知道多少个小时之后，然后发现自己好累，糟糕，今天还有些别的事没做。
第五个心得就是安排你休息和娱乐的时间。你的日历计划本里不仅仅是你需要做的事情，还要写下你安排哪一天你什么也不做，尽情地休息和享受生活。一般我的日历里星期六只有一个词：relax！到时候想干嘛就干嘛，这是给自己的奖励。没有足够的休息是很难在工作上专注和创新的，要把工作做好就必须休息好，一旦你在日历里安排了你的休息时间，你不要允许自己去想工作上的事情，好好利用这个时间去放松。
最后呢，你每天完成的事情你可以在日历上划去，你没有完成的事情就把它写到明天或者后天的时间段里，因为你每天从最重要的事情做起，所以剩下的你没有完成的事应该是不紧急的，所以你不用担心说我把它们放到明后天会有什么问题。每天你划完这些事项后，你会有一种完成的安心的感觉，觉得自己 on the track。
用日历做计划是我觉得这两年多来最受益的选择，它不仅仅可以用在工作上，也可以用在生活上，更可以用它来安排你的假期，让你每天能够be present-也就是手里做着什么，心里就想着什么，你的心和你的身体是同步的。我会在这期节目的信息栏给大家附上我觉得比较好的日历本的链接，链接是亚马逊商城，大家可以通过看图片来做一个小小的参考，选择一个适合你自己的时间管理工具。
好了，感谢大家听到最后，希望今天的内容对你有帮助，我们下期再见！
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